Nota de informare privind prelucrarea datelor personale

Versiunea din 03.11.2026

Pentru pacienții care completează chestionarul de anamneză pe cezarinamatei.com

Temei: art. 13 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Nota se aplică datelor pe care ni le furnizați prin chestionar și datelor pe care medicul le înregistrează în fișă în timpul consultației (evaluarea, diagnosticul, ședințele).

1. Cine prelucrează datele

Operatorul este cabinetul medical individual al dr. Cezarina-Mariana Matei, medic specialist medicină de familie, cu competență în acupunctură.

Persoana împuternicită este Ketu AI SRL, București, care a construit aplicația, o găzduiește și o întreține în baza unui acord de împuternicire (art. 28 GDPR). Ketu AI prelucrează datele numai la instrucțiunile cabinetului și nu le folosește în scopuri proprii.

2. Ce date colectăm

Datele din chestionar, exact câmpurile din fișa de anamneză a medicului:

• date de identificare și contact: numele, data nașterii, vârsta (calculată din data nașterii), sexul, ocupația, telefonul, emailul, medicul de familie;
• date privind sănătatea: motivul prezentării, simptomele, durerile (localizare, intensitate, caracter), oboseala, somnul, concentrarea, ritmul zilnic și stilul de viață, evaluarea după medicina tradițională chineză, informațiile pentru paciente (secțiunea 7, afișată doar dacă ați indicat sexul feminin), istoricul medical, medicamentele și suplimentele, experiența anterioară cu acupunctura și starea din ziua ședinței;
• dovada consimțământului: textul fiecărei declarații pe care ați bifat-o, versiunea lui, momentul bifării, numele tastat ca semnătură și versiunea acestei note.

După consultație, medicul adaugă în fișă evaluarea sa (tensiune arterială, puls, greutate, observații clinice, diagnostic, planul de tratament) și evidența ședințelor. Pentru aceste date, sursa este medicul.

Ce NU colectăm: adresa IP și tipul de browser nu se salvează în baza de date. Adresa IP este folosită doar temporar, în memoria serverului, ca să limităm trimiterile abuzive, și nu se scrie nicăieri. Nu avem cont de pacient, parole, analytics sau pixeli de urmărire.

Datele de sănătate sunt o categorie specială de date (art. 9 GDPR). De aceea le tratăm cu măsurile descrise la punctul 8.

3. De ce le prelucrăm

1. Pregătirea primei consultații și a ședințelor de acupunctură: medicul citește răspunsurile înainte să vă vadă.
2. Evaluarea siguranței procedurii: întrebările de siguranță (secțiunea 8) arată situațiile în care acupunctura trebuie adaptată, amânată sau evitată.
3. Ținerea fișei medicale și urmărirea evoluției pe parcursul tratamentului.
4. Dovada consimțământului informat pentru procedură.

Nu folosim datele pentru marketing, nu le vindem și nu le trecem prin sisteme de inteligență artificială. Aplicația afișează medicului câteva semnale de siguranță calculate după reguli fixe (de exemplu, un „Da” la o întrebare de siguranță). Ele doar atrag atenția medicului, decizia îi aparține lui. Nu există decizii luate exclusiv automat, în sensul art. 22 GDPR.

4. Temeiul juridic

• art. 9 alin. (2) lit. (h) GDPR: prelucrarea este necesară în scopuri de medicină preventivă, de diagnostic medical și de asigurare a îngrijirilor, de către un profesionist supus obligației de secret profesional (art. 9 alin. (3) GDPR);
• consimțământul dumneavoastră, exprimat prin cele trei bife din ultimul pas al chestionarului, pe care fișa medicului îl cere deja;
• pentru condiția generală de legalitate din art. 6 GDPR: art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR - încheierea și executarea contractului de servicii medicale la cererea dumneavoastră - și art. 6 alin. (1) lit. (c) - obligațiile legale ale medicului privind documentația medicală.

Se aplică, de asemenea, Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a GDPR și Legea nr. 46/2003 a drepturilor pacientului, care protejează confidențialitatea datelor medicale și vă dă acces la propriile date.

Furnizarea datelor obligatorii (nume, data nașterii, sex, telefon sau email, problema principală și întrebările de siguranță aplicabile) este necesară ca medicul să poată evalua dacă procedura e sigură pentru dumneavoastră. Fără ele, chestionarul nu se poate trimite. Restul câmpurilor sunt opționale; ce lăsați liber clarificăm împreună la consultație.

5. Cine are acces la date

• Medicul, singura persoană care vede fișele în mod obișnuit, după autentificare; administratorul tehnic Ketu le poate deschide doar cu motiv înregistrat în jurnal (punctul următor).
• Ketu AI SRL, ca persoană împuternicită, pentru găzduire, întreținere și suport. Contul tehnic Ketu nu deschide fișe în mod obișnuit. Dacă o face (la cererea medicului, pentru o problemă tehnică), aplicația cere un motiv scris și înregistrează accesul în jurnal.
• Sub-împuterniciți (furnizori ai Ketu AI, cu obligații contractuale de confidențialitate și securitate):

Google este folosit pentru autentificarea medicului în panou (contul Google al medicului, cu permisiunile openid email profile). Separat, notificarea „chestionar nou” ajunge în căsuța Gmail proprie a medicului; notificarea nu conține date despre pacienți, iar căsuța este instrumentul de lucru al operatorului, nu un sub-împuternicit al Ketu AI.

Datele pot fi comunicate autorităților doar când legea o cere.

6. Transferuri în afara Uniunii Europene

Datele pacienților se stochează pe servere din Uniunea Europeană și nu se transferă în afara Spațiului Economic European.

Notificările prin email trimise medicului conțin doar adresa lui și un link, fără numele dumneavoastră și fără date medicale, așa că prin ele nu ajung date ale pacienților la serverul de email.

7. Cât timp păstrăm datele

Fișa se păstrează pe durata prevăzută de legislația privind păstrarea documentației medicale.

• Dovada consimțământului se păstrează cât fișa.
• Copiile de siguranță criptate se păstrează 30 de zile, apoi se suprascriu.
• Jurnalele tehnice ale aplicației și ale bazei de date nu conțin date medicale; se rotesc automat (cel mult 30 MB fiecare), iar ținta noastră este păstrarea lor cel mult 30 de zile.
• Răspunsurile salvate temporar pe telefonul sau calculatorul dumneavoastră (ca să nu le pierdeți dacă închideți pagina) se șterg de pe dispozitiv după trimiterea reușită. Dacă folosiți un dispozitiv comun, trimiteți chestionarul până la capăt sau ștergeți datele site-ului din browser.

8. Cum protejăm datele

• conexiune criptată (HTTPS, cu HSTS);
• datele clinice și de identificare sunt criptate în baza de date (AES-256-GCM), cu cheia păstrată separat de cod;
• panoul medicului cere autentificare Google, cu o listă închisă de adrese, verificată la fiecare cerere, iar sesiunea expiră după 8 ore de inactivitate;
• fiecare deschidere de fișă, export sau descărcare se înregistrează într-un jurnal;
• modificările nu suprascriu răspunsurile inițiale, ci creează o versiune nouă;
• site-ul nu încarcă scripturi, fonturi sau servicii de la terți;
• copie de siguranță zilnică, criptată, cu test de restaurare.

Lista completă: documentul de măsuri tehnice (art. 32 GDPR), disponibil la cerere.

9. Drepturile dumneavoastră

Le exercitați printr-o cerere către medic (datele de contact de la punctul 1). Răspunsul vine fără întârzieri nejustificate și cel târziu într-o lună de la primire (art. 12 alin. (3) GDPR), termen care se poate prelungi în condițiile acelui articol.

• acces (art. 15): primiți o copie a fișei, în PDF și în format electronic;
• rectificare (art. 16): medicul corectează datele; versiunea inițială rămâne în istoricul fișei;
• ștergere (art. 17): se aplică în limitele obligațiilor legale de păstrare a documentației medicale (punctul 7); după ștergere, copiile de siguranță criptate care mai conțin datele se elimină automat în cel mult 30 de zile;
• restricționarea prelucrării (art. 18);
• notificarea destinatarilor despre rectificare, ștergere sau restricționare (art. 19);
• portabilitate (art. 20): datele pe care le-ați furnizat, în format electronic structurat (JSON);
• opoziție (art. 21), în cazurile în care se aplică acest drept;
• retragerea consimțământului, oricând, cu efect pentru viitor (art. 7 alin. (3) GDPR). Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării de până atunci. Chestionarul completat face parte din fișa dumneavoastră medicală, pe care medicul o păstrează pe durata de la punctul 7, potrivit legislației privind documentația medicală. Dacă nu a avut loc nicio consultație, datele se șterg la cerere.

10. Plângere

Aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):

• B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod poștal 010336, București;
• email: anspdcp@dataprotection.ro;
• site: www.dataprotection.ro.

Vă recomandăm să ne scrieți întâi nouă; de cele mai multe ori problema se rezolvă direct.

11. Cookie-uri

Site-ul folosește doar cookie-uri strict necesare:

• tema: preferința de afișare (tema vizuală aleasă), păstrată 1 an;
• cookie-uri tehnice de autentificare ale medicului, doar pe paginile panoului: cookie-ul de sesiune și cookie-urile folosite în momentul autentificării (protecția împotriva cererilor falsificate, adresa de revenire după autentificare, parametrii de verificare ai autentificării Google). Pacienții nu le primesc.

Nu folosim cookie-uri de analiză sau de publicitate, deci nu vă cerem consimțământul pentru ele (Legea nr. 506/2004). Detaliile sunt pe pagina /cookie-uri.

12. Modificări

Dacă nota se schimbă, versiunea nouă se publică pe această pagină, cu altă dată și alt număr de versiune. Aplicația reține ce versiune a notei a văzut fiecare pacient când a trimis chestionarul.